Práctica 4b) La organización en la sociedad del conocimiento (II Parte)

-Introducción:

En ésta práctica se trabaja sobre el tema 4b realizado en clase, que habla sobre como en la actualidad la sociedad se encuentra entre una sociedad industrial y una sociedad post industrial, y como éste hecho esté repercutiendo en la estructura de las organizaciones.

En la actualidad todas las organizaciones tienen acceso libre a la tecnologia ya que su precio ha disminuido mucho en el tiempo y seha desarrollado ampliamente, ésto ha producido que una empresa pueda estar creada por diferentes empresas distribuidas por todo el mundo, y que entre ellas estén conectadas y puedan comentar y discutir sobre temas que les importa a todas, a partir de un volumen de información mucho mayor del que anteriormente tenian, con lo que facilita que en la toma de decisions no se cometan errores pasados.

De la misma manera el aumento de la tecnologia en las organizaciones también ha hecho que la comunicación entre todos sus miembros aumente, ayudando a desarrollar de éste modo el trabajo en equipo lo cual es beneficioso para la organización ya que le permite conocer las ideas de sus trabajadores, asi como todo lo que sucede en la empresa que antes al estar los jefes en los despachos podian tener una cierta idea, pero por la falta de comunicación no conocian a ciencia cierta lo que pasaba en su organización.

El hecho de que los lideres de la organizacion o de los diversos grupos de trabajo de los departamentos que la conforman se comuniquen y exista ese flujo de información ha llebado a que las empresas hayan cambiado su estructura organizativa, de una organización vertical (en la que el flujo de información solo iba en un sentido, de los jefes a los trabajadores) a una organización horizontal, en la que el fujo de información va en multiples direcciones como pueden ser, del jefe a los trabajadores y viceversa, etc.

-Desarrollo:

Se ha optado por la opción B donde se definirá el modelo de organización que desarrolla la empresa que formamos en la práctica 1 de la asignatura.

Basándonos en la empresa Xocolate, creada en la práctica 1 y trabajada en las anteriores prácticas de Teoria de la Organización, el modelo de organización que emplea Xocolate desde el punto de vista empresarial es una organización matricial (vertical), ya que dentro de la organización están los departamento de función (contabilidad, control de calidad, RRHH, marketing, fabricación, diseño, I+D, compras y ventas), y los departamentos de producción (de chocolates, cereales, batidos y distriución). Por lo que se tendrá una perspectiva de cambio la cual será un proceso de transición, en el cual se quiere cambiar la estructura organizacional que actualmente tiene Xocolate.

Por lo tanto ésta transición pasará de la estructura matricial, a una estructura de organización horizontal para ser más preciso en la organización basada en la "red". Para ello, se diviran los diferentes departamentos en pequeñas empresas, que no tienen porque estar localizadas en el mismo país. Éstas empresas realizarán las funciones que se estan llevando actualmente a cabo en los departamentos citados anteriormente, de ésta manera desde la empresa central se dirige a todas las pequeñas empresas mediante un flujo continuado y constante a través de las nuevas tecnologias, como son las videoconferencias, los e-mails, etc.

Éstas pequeñas empresas pueden trabajar para clientes externos a ''Xocolate'',  de ésta manera la empresa puede ampliar el mercado y expendirse internacionalmente, que tal y como se explicó en la práctica 1, es el deseo de ''Xocolate''.

-Tal y como se aprecia en el siguiente dibujo:

 Con ésta formación de redes de pequeñas empresas se logrará que Xocolate se convierta en:

-  Una organización más competitiva, ya que al tener acceso a nuevas tecnologias, fomentará la adquisición de nuevos conocimientos lo cual provocará que la organización busque la innovación, creando así una mejor competitividad en el mercado. 

- Una organización más dinámica, ya que mejorará la reacción frente a las necesidades más cambiantes del mercado, para así dar abasto al augmento de la demanda que vaya surgiendo, provocado por la innovación competitiva.  

- Una organización más flexible, ya que se adaptará rápidamente a los cambios existentes del mercado.

El hecho de que ''Xocolate'' haga la transición desde una organización matricial a una horizontal en red, produce distintos cambios entre los que cabe destacar: el reajustes de recursos humanos, ya que el numero de trabajadores variará, la actualizacion de stock, estudiar las nuevas políticas de distribución, ya que ahora no todos sus productos se fabrican en la misma empresa sino en lugares distintos.

Otro punto a destacar, son las razones por las que ''Xocolate'' desea ésta transición a una estructura de red y son:

-La eficiencia, porque con ésta nueva estructura, se reducen costes de producción, de administración y de coordinación, ya que son muchos menos trabajadores, y también se reduce personal de plantilla lo que para la empresa supone menos sueldos que pagar a final de mes. Como por ejemplo, que existan dos empresas donde una de ellas realice el diseño de un producto, y que la otra lo fabrique, ya que así hay menos posibilidad de errores, que provoquen desechar el producto, siempre y cuando exista comuicación y acuerdo entre ambas empresas.

-El control, ya que al no existir éste, todos los objetivos de la empresa, no se lograrán si algún trabajador por falta de responsabilidad o tiempo no acabase su trabajo a tiempo, como puede ser diseñar un nuevo producto que luego tienen que ser fabricado y mejorado por otros trabajadores de diferentes empresas,  los cuales pueden llegarse a encontrar un periodo de tiempo (el retraso del diseñador) sin trabajo, y una vez les llega el trabajo tienen que hacerlo deprisa para no exhaurir el plazo de tiempo, o entregarlo con retraso.

-Las sinergias, ya que al tener una buena imagen y prestigio, éstas servirán cuando los productos utilicen los mismo canales de distribución, se obtenga mayores beneficios y menores costes.

-Para que la organización en red sea prosible, al estructura organizativa tiene que ser:

-Descentrelizada: Es decir como hemos explicado anteriormente, la empresa formada en al práctica 1 desaparecerá como tal, creando para cada uno de sus departamentos de productos, diferentes empresas, que serán autonomas e independientes. De éste modo, se puede seguir produciendo los productos que ''Xocolate'' tenia en el mercado e innovar de nuevos, mientras que las pequeñas empresas pueden producir también para empresas externas, con lo que los beneficios aumentarán y de ésta manera es más fácil innovar.

-Externalización: Para reducir costes y alcanzar el punto de equilibrio entre los costes totales y el beneficio, ''Xocolate'' prescindirá de sus departamentos por funciones, y contratará cuando sea necesario a empresas externas para que hagan el trabajo que anteriormente ejercían sus departamentos por funciones. De éste modo, se reducirán los costes de personal de cada departamento y el alquiler de las oficinas donde estaba previsto traspasarlos. Asi con estos costes que se reducen puede ofrecer a sus trabajadores cursos formativos para que aprendan técnicas nuevas a desarrollar en su trabajo.

Por otro lado, al contratar a empresas externas para éstos trabajos, ''Xocolate'' no tiene derechos vinculantes con estos trabajadores y puede perder de vista el comportamiento del mercado.  

-Conclusiones:

El diseño de la organización debe facilitar la necesaria comunicación entre empleados y departamentos para un mejor rendimiento, por éste motivo cada vez son mas las empresas que optan por una organizacion horizontal.

Principalmente cabe destacar que, al pasar de una organización vertical a una horizontal ya sea en red, vitual, adhocracia, hipertexto o en hipertrobol, se alcanza mucho más rendimiento y eficiencia de la empresa ya que derriba los obstáculos entre departamentos, mejora la coordinación, hay más comunicación, por lo tanto hay más conocimiento y ésto lleba a obtener ideas más innovadoras.

Hoy en dia se procesa, y como es en el caso de "Xocolate", por una externalización. Con la crisis que actualmente nos rodea lo primordioal es reducir costes por lo tanto reducir personal, quitando los departamentos y contratando a trabajadores de otra empresa que no tienen cotrato fijo, por lo tanto se esfuerzan más por el trabajo bien hecho y si no te satisface puedes contratar a otro. A parte de los beneficios del trabajador hay unos beneficios de costes, ya que al eliminar un departamente los costes fijos disminyen, y como podemos observar en la siguiente gráfica:

se puede observar que al disminuir los costes fijos, el punto de equilibrio baja, los costes totales bajan, por lo tanto a la empresa le sale mucho más económico ya que sus costes finales se ven reducidos por el priorizar la selección de plantilla autónoma.

O también se puede optar por el contrato de un grupo que lleva a cabo un proyecto temporal el cual se encarga de repartirse diferentes sectores de la empresa con tal de optimizar los beneficios por el aporte de sus ideas innovadoras. A "Xocolate" esto le favorece ya que deposita toda su confianza en ellos, además de que esto le permite no tener derechos vinculantes con esos trabajadores.  

Práctica 4-A: La organización en la sociedad del conocimiento (1º parte)

Introducción:

En ésta práctica se trabajará sobre como la sociedad ha evolucionado en el terreno de la organización, se ha pasado de una sociedad industrializada donde no se valoraba al trabajador, solo la producción que realizaba, a una sociedad post-industrial donde existe y se tiene acceso rapidamente a mucha información que sirve para desarrollar conocimientos, y asi puedan aportar propuestas, todas las personas que componen la organización, ya sean tanto de rango superior (ejecutivos, y jefes) como los de inferior (obreros). Éste hecho ha producido un cambio estructural en las organizaciones, ya que se ha pasado de una estructura vertical, donde las órdenes venian en una sola dirección (del jefe a los trabajadores), a una estructura horizontal en la que las ordenes van en ambas direcciones (del jefe a los trabajadores y viceversa).

Desarrollo:

En esta práctica se estudiarán dos apartados, basados en el tema 4 que se ha trabajado y estudiado en clase.

Para el análisis nos basaremos en la empresa ''Xocolate'' creada en la práctica 2, de ésta asignatura.

El primer apartado es:

   -Diseño de un proceso para la captación y capitalización del conocimiento de una organización:

El proceso que realiza la empresa ''Xocolate'' para que pueda conocer todos los conocimientos de sus trabajadores y de esta manera poderlos estudiar y valorar si la organización tendría algun beneficio si los implantara en su planificación de trabajo, ha diseñado un programa informático llamado ''Etaloco''.

''Etaloco'' ha sido diseñado por el mismo departamento de I+D de la empresa Xocolate. Éste programa es interno y único de la empresa y permite a todos los trabajadores a través de una contraseña que les es proporcionada por la junta directiva, donde puedan expresar libremente sus ideas, y críticas sin que tengan miedo a repercusiones de los jefes de departamento, de esta manera mejorar toda la organización y ser más competitivos en el sector.

El algoritmo informático se creó porque anteriormente, para que la empresa conozca las ideas y los conocimientos de sus trabajadores se hacían reuniones con todos los que formaban la organización, tanto de los departamentos por funciones como de productos, para realizar el aporte de una lluvia de ideas, pero al ser cara a cara muchos trabajadores se reprimian por miedo a qué pudieran pensar los demás o sus propios jefes, siendo ésto el causante de la creación del programa.

Toda ésta captación de conocimientos a través de "Etaloco" por parte de la organización de "Xocolate", es producto de la participación y el deseo de todos sus trabajadores a través de la experiencias que han ido adquiriendo con el paso de los años. Esta participación contribuye a que la empresa siga creciendo y aumentando sus beneficios, todo esto mencionado recibe el nombre de  "capitalización".

Es por ello que Xocolate, al tener muchos años en el sector, ha ido incrementando su efectividad organizacional, eficiencia y sostenibilidad mediante el aprendizaje colectivo; lo cual ha dado como resultado una empresa sólida con una organización perfecta, y que se siente comprometida a innovar y crear, para acredidar a sus clientes la calidad de sus productos, y  que estos a su vez confíen para conservar su fidelidad; todo esto son los motivos por el cual "Xoxolate" todavía sigue en pie a pesar del fuerte mercado competitivo e innovador.

El segundo apartado es:

-Diseño de un proceso de mejora continua.


Para el éxito de la empresa es necesario la alta calidad tanto de sus productos como sus empleados y ésto implica una mejora continua, tanto de un departamento determinado como el de toda la empresa.

En éste caso se quiere mejorar el proceso y para ello hay que diseñarlo. Para la mejora del proceso se cambia el proceso que se utilizaba anteriormente para que sea mas efectivo y eficiente, asi poder aumentar la competividad y disminuir los costes con el objetivo de satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes.

Para realizar la estretegia de mejora continua, la empresa Xocolate utiliza el ciclo PDCA, como sus siglas indican significa: Plan (planificar), Do (hacer), Check (verificar), Act (actuar).

A continuación se detalla la descripción de cada paso que Xocoloate lleva a cabo:

-Planificar: 

Los directivos y jefes de cada departamento se reúne y analizan la situación actual de la empresa, las materias primas, la maquinaria, la calidad de la producción, la cantidad de produtos, los costes de producción, las ventas, los beneficios, etc..

La empresa, utilizando el programa infórmatico presentado anteriormente, "Etaloco", donde está subministrado las opiniones, críticas e ideas tanto de los trabajadores (directivos, operarios, técnicos,etc.) como de los clientes y consumiodores, discuten sobre la información adquirida y de allí sacan las mejores propuestas e ideas. Finalmente, definen los objetivos que se quieren alcanzar (las cantidades, hacia donde se quiere ir, lo que se quiere producir)  y el proceso que se va a llebar a cabo, los procedimientos que se van hacer para obtener los resultados esperados.

-Hacer:

En ésta fase se aplica lo que se ha determinado en la fase de planificación. Se informa a los integrantes de la empresa de los objetivos y metas que se quieren obtener y  explican el proceso que se va a llebar a cabo. Si es necesaria la formación del personal, se realiza.

-Verificar:
En esta fase lo que se hace es comprobar si se estan cumpliendo los objetivos marcados y si se está haciendo como se ha definido. Para controlar si lo que se ha definido se desarrolla correctamente, pasado un tiempo se vuelve a analizar la situación de la empresa. Se mira que las materias primas sean las especificadas, si la maquinaria y los equipos operan de la forma programada, etc. y se comparan los resultados con los esperados, donde se mira la calidad y cantidad de los productos y los costes de producción. Y de aqui se verificica si se ha producido la mejora.

-Actuar:

Según los resultados obtenidos se pueden dar dos situaciones, que se hayan o no obtenido los objetivos definidos.

-Si se han obtenido los objetivos definidos, es decir, los resultados son los esperados. Se vuelve a la fase de planificación.

-Si no se obtienen los objetivos definidos, es decir, los resultados no son los esperados, se analiza el ciclo para identificar los errores y las causas del fracaso y se realiza otro ciclo PDCA.

Se desarrolla un proceso continuo de mejora continua, donde se realizan las fases de una forma permanente.


-Conclusiones:

Como se a estudiado en la práctica, es importante llegar a la conclusión de que una organización tiene que ir evolucionando en el transcurso de su ciclo de vida, sino se queda desfasada lo q provoca que su calidad en los productos disminiya con respecto a la competencia. Por este motivo es muy importante el proceso de mejora continuado que se a explicado en el segundo apartado de la práctica.

El hecho de que una empresa intente mejorar contínuamente no esta referido solo a las tecnologicas que emplea para la producción de sus productos, sino que cada vez más se intentan desarrollar en las empresas nuevas ideas que son aportadas por sus empleados. Asi de este modo la empresa no ve a los empleados como herramientas para la producción sino que es convierten en un valor añadido para ella, ya que de los mismos empleados pueden aparecer ideas y si estas son buenas, beneficios para la empresa.

Por estos motivos, las organizaciones de la sociedad post-industrial (la sociedad actual), valoran cada vez a los empleados y buscan para sus empresas a las personas mejores preparadas academicamente, con entusiasmo, ganas de trabajar y con creatividad, con las cuales el diseño de proceso de mejora continuo es mucho mas facil. Ya que en una empresa siempre hay cosas que mejorar y cosas que rectificar, para asi poder alcanzar los máximos beneficios.

Para acabar con la práctica mencionamos la siguiente frase que tiene que ver con el tema tratado:

 "Para alcanzar algo que nunca has tenido, tendrás que hacer algo que nunca hiciste" (Anónimo)